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Ein Versicherungskonzern mit 200-jähriger Geschichte auf dem Weg zu New Work für 6.500 Menschen

Problemstellung

“Wir wollen fit sein für die neue Normalität und uns den Herausforderungen der modernen Welt stellen. Digitalisierung, Klimawandel, Globalisierung – es stehen viele Veränderungen an.”

Katja Gerke, Leiterin der Organisationsentwicklung

Ziele

Die VKB verfolgt mit der Workplace Strategie zwei große Ziele. Erstens soll eine Arbeitswelt geschaffen werden, die die Mitarbeitenden dazu ermutigt, die interdisziplinäre Zusammenarbeit zu verbessern und Innovationen zu fördern. Zweitens soll ein optimierter Flächenbedarf realisiert werden, der Ressourcen effizient und nachhaltig nutzt.

Herausforderungen

Obwohl die Ziele klar waren, war die Ungewissheit der künftigen Anforderungen die eigentliche Herausforderung. Selbst heute beginnen wir erst zu verstehen, wie die hybride Arbeitswelt die Gewohnheiten verändert, was bedeutet, dass unzählige Ungewissheiten intelligent gehandhabt werden müssen. Wie oft bei Immobilienprojekten tragen Fehlentscheidungen ein signifikantes Risiko. Gleichzeitig könnte ein zu vorsichtiges Vorgehen zu einer unannehmbar teuren Lösung führen. Diese Ungewissheit wurde durch eine Vielzahl an Hypothesen im Projekt bestmöglich gespiegelt.

Eine weitere Herausforderung war der Umfang der Initiative. Die VKB beschloss, die neue Arbeitswelt für alle 6.500 Mitarbeitenden, an fünf Standorten, in Rekordgeschwindigkeit einzuführen. Dies war zum Teil darauf zurückzuführen, dass bereits Pläne für die Verlagerung von Teilen der Organisation und die Optimierung des Immobilienportfolios in Gang gesetzt worden waren. Kurz gesagt, herkömmliche Ansätze konnten diese Projektanforderungen nicht erfüllen – eine neue Lösung musste her.

Lösung

Mit spaciv’s datengesteuerten Ansatz, konnten erste Ergebnisse schnell berechnet werden. Er ermöglichte die anschließende und kontinuierliche Verfeinerung der Strategie. Wann immer zusätzliche Daten gesammelt oder neue Erkenntnisse gewonnen wurden, konnte das Modell schnell und einfach angereichert werden und jederzeit aktuelle Ergebnisse liefern.

Konzept

Zur Entwicklung des Konzepts für die neue Arbeitswelt wurde ein Pilotstandort mit 500 Mitarbeitenden ausgewählt. Für diesen Standort wurden die Daten des Organisationsmodells (die Grundlage für die Entwicklung einer positionsbasierten Workplace Strategie) in spaciv importiert. Anschließend wurden die Nutzerbedarfe, einschließlich typischer Aktivitätsprofile und Anwesenheitsraten, für verschiedene Rollen geschätzt und mit jeder Position verknüpft. Schließlich wurde eine geeignete Vorgabe für Flächenregeln ausgewählt, die die Berechnung eines ersten bedarfsgerechten und maßgeschneiderten Raumprogramms ermöglichte. Der hohe Detaillierungsgrad der Ergebnisse ermöglichte es Designpartnern, zeitnah Layoutvorschläge zu entwickeln und das Konzept zu vervollständigen.

Rahmenbedingnungen

Um das Konzept weiter auf die Organisationskultur und die Vision der VKB abzustimmen, wurden in einem Ko-Kreations-Prozess, an dem alle wesentlichen Stakeholder beteiligt waren, individuelle Raummodule entwickelt. Diese wurden, mithilfe der individualisierten Flächenregeln, in ein vollständig maßgeschneidertes Raumprogramm übersetzt.

Rollout

Nachdem die VKB einen robusten Rahmen entwickelt hatte, konnte die Strategie schnell auf alle Standorte ausgeweitet werden. An jedem Standort wurden die Nutzerbedarfe bewertet und in passende Raumprogramme überführt. Durch den hohen Detaillierungsgrad des Modells konnten Ergebnisse flexibel segmentiert werden, was die Berechnung von Raumprogrammen für unterschiedliche Gebäude, Ebenen oder sogar Teambereiche ermöglichte. Für jeden Standort wurde ein lokaler Planungspartner ausgewählt, der in der Lage war, die lokalen Ergebnisse schnell in detaillierte Layouts zu überführen, was wertvolle Zeit bei der Ausführung sparte. Darüber hinaus konnten organisatorische sofort in spaciv abgebildet werden, sodass die Umsetzungsplanung immer auf die neuesten organisatorischen Entwicklungen abgestimmt war.

Entwicklung 

Die VKB hat eine neue Arbeitswelt implementiert, die auf zahlreichen Annahmen hinsichtlich der künftigen Nutzerbedarfe beruht: vor allem hinsichtlich der erwarteten Anwesenheitsraten. Es ist möglich, dass die Realität von diesen Annahmen abweicht. Mit spaciv kann die VKB jedoch die sich ändernden Bedarfe kontinuierlich beobachten und Optimierungsmöglichkeiten identifizieren. 

Vorteile

Für die VKB war einer der wesentlichen Vorteile des Einsatzes von spaciv die Möglichkeit, ein standardisiertes Rahmenwerk zu entwickeln, das sich automatisch an die individuellen Bedarfe der Mitarbeitenden anpasst.

spaciv machte nicht nur die Komplexität beherrschbar, sondern ermöglichte es dem Team auch, Ergebnisse in einer Geschwindigkeit zu liefern, die alle Erwartungen übertraf. Die Simulation verschiedener Szenarien und die Bereitstellung von Peer-Group-Benchmarks boten ein Höchstmaß an Transparenz, die dem Senior Management bei der Entscheidungsfindung half. Im Ergebnis stellt die Workplace Strategie sicher, dass Unwägbarkeiten des zukünftigen Bedarfs sinnvoll abgedeckt werden und gleichzeitig ein nachhaltiger Ressourcenverbrauch erreicht wird.

Ausblick

Durch die Implementierung von spaciv kann die Versicherungskammer Bayern ihre Arbeitswelt nun systematisch weiterentwickeln und an die sich ändernden Bedarfe der Organisation, sowie entlang der gewonnenen Erkenntnisse anpassen. Durch die regelmäßige Überprüfung der einzelnen Standorte und die Umsetzung der mit spaciv identifizierten Möglichkeiten, stellt die Versicherungskammer Bayern zudem sicher, dass ihre Flächennutzung durchgängig effizient und nachhaltig ist.

“Smart Working bedeutet für die Versicherungskammer Bayern, dass wir ein Arbeitsumfeld schaffen wollen, das auf die individuellen Bedarfe aller Kolleg*innen zugeschnitten ist. Daher freuen wir uns sehr, dass wir zu den Kunden von spaciv gehören und bereits jetzt von dem inklusiven, nutzerzentrierten Ansatz für die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Arbeitswelt profitieren.”

Katja Gerke, Leiterin der Organisationsentwicklung

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