Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Gestaltung eines effizienten und effektiven Hybridbüros. Der Blog zeigt, wie Organisationen ein modernes Hybridbüro entwickeln können, indem sie zunächst die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden verstehen und diese Erkenntnisse anschließend in konkrete Flächenanforderungen übersetzen.
Ein gut gestaltetes Büro kann Kosten senken (um bis zu einem Drittel), die Mitarbeitendenzufriedenheit und Produktivität steigern und gleichzeitig die Nachhaltigkeit fördern.
Die aktuellen Hybrid-Arbeitsmodelle stellen Organisationen vor neue Herausforderungen: Viele moderne Büroflächen wurden errichtet und liegen nun weitgehend ungenutzt, verursachen Kosten, erzeugen CO₂ und hemmen Produktivität.
Um diesen Problemen zu begegnen, ist es entscheidend, dass Organisationen die Flächenanforderungen ihrer Büronutzenden vollständig verstehen. Durch datenbasierte Entscheidungen lassen sich Büros entwerfen, die sowohl effizient als auch attraktiv für Mitarbeitende sind.
Nachfolgend finden Sie eine vollständige Anleitung, wie Sie die Bedürfnisse Ihrer Büronutzenden umfassend erfassen und diese Informationen anschließend nutzen können, um eine effiziente und effektive Bürofläche zu gestalten. Lesen Sie weiter und starten Sie Ihre Office-Design-Reise!
Falls Sie noch überlegen, ob sich ein neues Büro oder ein Redesign lohnt, können Sie mit unserem Einsparungsrechner abschätzen, wie viel ein richtig dimensioniertes Büro an Kosten und CO₂-Emissionen einsparen könnte.
Häufig wird dieser Schritt übersehen: Es geht darum, Informationen über die Nutzeranforderungen und Erwartungen zu sammeln. Nur so können fundierte, datengestützte Entscheidungen über das Büro getroffen werden. Ohne diesen Schritt arbeiten Sie im Dunkeln – erraten eher als planen.
Die Strategiesteuerung gliedert sich in zwei Phasen:
Am Ende wissen Sie:
Zunächst benötigen Sie eine vollständige Mitarbeitendenliste (inkl. Remote Workers). Ideal ist die Anreicherung mit Metadaten wie Abteilungen, Rollen, Standort – so lassen sich Anforderungen über verschiedene Einheiten der Organisation aggregieren.
NJetzt geht es darum zu verstehen, was die Mitarbeitenden brauchen. Diese Daten nutzen Sie dann, um den Flächenbedarf zu bestimmen. Ihre Output-Daten sollten quantitativ sein und die Bedürfnisse widerspiegeln, z. B.:
Haben Sie Ihre Nutzeranforderungen verstanden, folgt nun der Schritt der Flächenberechnung: wieviel und welche Art von Raum benötigt Ihr Büro, damit Mitarbeitende effektiv arbeiten und gleichzeitig die Kosten im Griff bleiben.
Die eigene Kalkulation ist günstig, aber zeitintensiv und durch die Komplexität fehleranfällig. Am Ende dieses Abschnitts erfahren Sie, wo Unterstützung schneller und genauer helfen kann.
Entscheiden Sie, ob Sie bedarfsbasiert pro Mitarbeitende, Team oder Abteilung rechnen möchten. Wenn Sie sich auf Team- oder Abteilungsebene konzentrieren, geht es schneller – allerdings zu Lasten der Genauigkeit.
Erfassen Sie alle Raumtypen für Ihr neues Büro – z. B. kleine und große Meetingräume, unterschiedliche Arbeitsplatztypen, Küchen, Break-Out-Zonen etc. Schätzen Sie Kapazität und Größe pro Raumtyp.
Nutzen Sie die Informationen aus Schritt 1, um Regeln abzuleiten – z. B.: für je 10 Mitarbeitende ein kleiner Meetingraum, 8 feste Arbeitsplätze und 2 Hot-Desks.
Jetzt müssen komplexere Regeln berücksichtigt werden – z. B. wenn eine Person nur Mo–Mi im Büro ist und eine andere Do–Fr. Dann könnten Sie für jede Hälfte 50 % Fläche ansetzen (ignorieren Sie sowas, könnte das Design bis zu doppelt so groß ausfallen!).
Welche Regeln gelten, hängt von Ihren Daten, Industriestandards und Ihrem gewünschten Bürotyp ab.
Mit den definierten Regeln weisen Sie Mitarbeitende, Teams oder Abteilungen den Raumtypen zu. Daraus ergibt sich, wieviele Räume Sie benötigen und wieviel Quadratmeter dafür erforderlich sind.
Beachten Sie: Diese Berechnung zeigt nur eine Momentaufnahme – verändern sich Mitarbeitendezahl oder Nutzungsmuster, müssen Sie die Kalkulation erneut durchführen.
Wenn dieser Prozess komplex erscheint (und das ist normal!), gibt es folgende Unterstützungsmöglichkeiten:
Automatische Planung mit spaciv:
Wenn Sie hoher Beratungskosten entgehen und trotzdem genauere, schnellere Flächenberechnungen wollen – dann ist spaciv eine Option.
Die KI-Engine von spaciv analysierte tausende Branchenmuster, Nutzeranforderungen und Raumtypen und berechnet automatisch Ihr ideales Büro-Layout. Laden Sie einfach Ihre Mitarbeitendenliste hoch oder integrieren Sie Ihr HR-System – und in wenigen Minuten erhalten Sie ein auf Ihre Nutzenden abgestimmtes Bürodesign. Natürlich sind Anpassungen möglich – z. B. über eine integrierte Umfragefunktion oder eigene Raumtypen.
Ein 3-Minuten-Demo zeigt die Vorgehensweise.
Ein wesentlicher Vorteil von spaciv gegenüber einer klassischen Beratung ist, dass Ihre Informationen immer aktuell sind. Sowohl Ihre Organisationsstruktur als auch Anforderungen oder der gewünschte Bürotyp können jederzeit angepasst werden – und Sie sehen die Ergebnisse innerhalb weniger Minuten, ohne zusätzliche Beratungskosten oder Projektverzögerungen. Durch die Integration mit Ihrem HR-Tool lässt sich Ihr gesamter Workplace-Strategie-Prozess automatisieren, sodass Sie kontinuierlich überwachen können, wie gut die Flächenanforderungen Ihrer Mitarbeitenden erfüllt werden.
Unten finden Sie einen Vergleich der Vor- und Nachteile der oben beschriebenen Ansätze.
Sobald Sie diese Schritte abgeschlossen haben, wissen Sie genau, wie Ihr Büroflächenbedarf aussieht – sowohl in Quadratmetern als auch in Anzahl und Art der Räume, die Ihre Mitarbeitenden benötigen, um effektiv arbeiten zu können.
Wenn Sie Unterstützung bei der Gestaltung Ihres hybriden Büros benötigen, besuchen Sie unsere Start Now-Seite, um mit einem Office-Design-Experten zu sprechen – oder testen Sie die Anwendung einfach kostenlos aus!