Arbeitswelten und physische Räume werden meist in Projekten entwickelt: ein linearer Prozess mit Phasen wie Briefing, Entwurf, Ausstattung und Umzug. In der Praxis bleibt die Arbeitsumgebung oft 5 bis 10 Jahre nahezu unverändert – innerhalb dieser Zeit können sich Organisation und Mitarbeitendenbedürfnisse jedoch dramatisch wandeln, z. B. durch Wachstum, veränderte Arbeitsgewohnheiten oder Reorganisationen. Hinzu kommt: Erkenntnisse darüber, wie gut die Umgebung die Bedürfnisse unterstützt, werden oft nicht genutzt, obwohl sie entscheidend sind. Diese Herausforderungen lassen sich mit dem Konzept der Workplace Evolution angehen.
Anstatt auf einen einmaligen Projektansatz zu setzen, ermöglicht Ihnen eine evolutionäre Arbeitsumgebung smartere Flächennutzung. Die Idee: Durch laufende Überwachung der aktuellen Performance und kontinuierliches Identifizieren sowie Umsetzen von Verbesserungsmöglichkeiten kann sich der Arbeitsplatz stetig weiterentwickeln. Das bringt zwei wesentliche Vorteile: erstens eine dynamische Anpassung an die Bedürfnisse der Nutzenden, zweitens die Möglichkeit, aus realen Erkenntnissen zu optimieren.
Wer im Bereich Workplace-Strategie arbeitet, kennt das Problem: Unzuverlässige Daten. Einschätzungen wie „Was war nochmal unsere Mitarbeiterzahl?“ oder „Wie viele werden wir in 4 Jahren sein?“ sind schwer zu treffen. Strategien basieren oft auf der besten Schätzung – mit dem Risiko von Fehlentscheidungen.
Denn Organisationen ändern sich, Teamgrößen wachsen oder schrumpfen, Abteilungen verschieben sich.Das Problem: Für Workplace-Strateg:innen bedeutet das häufig „größere Fläche“ als Sicherheitsmaßnahme – mit teuerem Ergebnis. Die Lösung: Veränderung akzeptieren und ein System schaffen, das flexibles Anpassen ermöglicht. Wird eine Organisationseinheit größer, kann eine andere gleichzeitig kleiner werden.
Durch Mikro-Verbesserungen lassen sich diese dynamischen Anforderungen bewältigen – und Unternehmen mit hohen Flächenkosten (häufig einer der größten Posten bei wissensbasierten Unternehmen) können Wettbewerbsvorteile erzielen.
Der zweite Optimierungsbereich adressiert das Problem, Nutzerverhalten vorauszusagen. Nutzerbedürfnisse werden analysiert und ein Raumkonzept entwickelt – oft aber basierend auf Trends: Großraumbüros, Activity-Based-Working usw. Diese Standardmodelle weisen einen entscheidenden Mangel auf: Sie setzen darauf, dass wir wissen, wie Nutzende Räume verwenden werden.
Das Geschäftsrisiko liegt klar auf der Hand: Module werden angeschafft, liefern aber nicht den erwarteten Wert. Zudem kann der Arbeitsplatz so nicht das beste Umfeld für Produktivität und Wohlbefinden bieten.Mit einem evolutionären Ansatz dagegen können Sie iterativ und präzise handeln: Performance beurteilen, Verbesserungschancen erkennen, Mikro-Verbesserungen umsetzen, Wirkung messen und wiederholen. Jede Iteration liefert neue Erkenntnisse – und führt zu einer besseren Nutzererfahrung.
Und wieder ergibt sich ein klarer Business Case: Eine bessere Arbeitsumgebung steigert Produktivität und Wohlbefinden – Letzteres wirkt sich positiv auf Recruiting und Mitarbeitendenbindung aus.
Voraussagen für Ihren zukünftigen Arbeitsplatz sind höchstens schwer. Ein Versuch, das perfekte Büro in einem Schritt zu schaffen, gleicht der Suche nach einer Nadel im Heuhaufen – mit hoher Wahrscheinlichkeit ohne Erfolg.
Stattdessen sollten wir alle einen evolutionären Ansatz annehmen, der uns erlaubt, flexibel auf Veränderungen zu reagieren und systematisch aus Verbesserungen zu lernen. Das Potenzial für Kosten- und Experience-Optimierung ist enorm.