Mit der Prozessoptimierungslösung von spaciv vervierfachte das Unternehmen seine Projektgeschwindigkeit und halbierte die Kosten. Gleichzeitig führte die nutzerorientierte Arbeitsplatzgestaltung zu 28 % mehr Büroanwesenheit und damit zu schnelleren Releases, geringerer Fluktuation und weniger Krankheitstagen.
Herausforderungen
Mit einem weltweit wachsenden Portfolio an Büroflächen sah sich das Unternehmen erheblichen Ineffizienzen bei der Durchführung von Workplace-Strategy-Projekten gegenüber. Jede Initiative war geprägt von: zeitaufwendigen, manuellen Prozessen, uneinheitlicher Datenverarbeitung, langen Genehmigungsabläufen, teuren Verzögerungen, mangelnder Standardisierung.
Fehlende einheitliche Workflows erschwerten die Nachverfolgung des Projektfortschritts und machten es nahezu unmöglich, schnell auf sich verändernde Anforderungen zu reagieren.
Lösung
spaciv arbeitete eng mit dem Unternehmen zusammen, um seinen gesamten Workplace-Strategy-Workflow zu automatisieren und zu standardisieren.
Unsere Process-Optimisation-Lösung umfasste:
- Automatisierte Workflow-Vorlagen zur Vereinfachung von Projektstart, Planung und Reporting.
- Zentralisierte Datenintegration für eine Echtzeit-Übersicht aller Projektdaten – inklusive konsistenter Nachverfolgung und effizienten Freigaben.
- Anpassbare Dashboards zur Überwachung von KPIs und sofortigen Identifikation von Engpässen.
Gemeinsam mit den Workplace-Strategy-Managern wurden Workflows präzise auf die Geschäftsziele abgestimmt, sodass alle Beteiligten über einen standardisierten, datenbasierten und leicht zugänglichen Prozess verfügen.
Ergebnisse
Die Resultate waren transformativ:
- 4× schnellere Projekte: Standardisierte Prozesse und automatisierte Workflows reduzierten die Projektdauer drastisch und ermöglichten es dem Unternehmen, schneller auf neue Workplace-Bedürfnisse zu reagieren.
- 50 % geringere Kosten: Der Wegfall redundanter Aufgaben und die Verbesserung der Datenqualität führten zu erheblichen Einsparungen sowie zu agilerer Budgetierung und Ressourcenplanung.
- Bessere Zusammenarbeit & Transparenz: Da alle Projektdaten und Workflows in einer einzigen Plattform gebündelt wurden, konnten funktionsübergreifende Teams wesentlich effizienter zusammenarbeiten – Entscheidungen wurden deutlich schneller getroffen.
Zentrale Erkenntnisse
- Standardisierung ist entscheidend: Einheitliche Workflows beseitigen Ineffizienzen und verbessern die Abstimmung zwischen Teams.
- Datenintegration steigert Effizienz: Echtzeitdaten ermöglichen schnellere und fundiertere Entscheidungen.
- Automatisierung senkt Kosten: Die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben reduziert manuellen Aufwand und steigert die Kosteneffizienz erheblich.
