Die Versicherungskammer Bayern (VKB) ist der siebtgrößte Erstversicherer Deutschlands gemessen an den Beitragseinnahmen und beschäftigt rund 7.000 Mitarbeitende. Die Gruppe der öffentlichen Versicherer liegt im deutschen Versicherungsmarkt auf Rang 2 nach Beitragseinnahmen und ist Teil der Sparkassen-Finanzgruppe.
„Wir wollen fit sein für die neue Normalität und den Herausforderungen der modernen Welt begegnen. Digitalisierung, Umweltwandel, Globalisierung – es kommt viel Veränderung auf uns zu.“
Katja Gerke, Leiterin Organisationsentwicklung
Die VKB hatte zwei zentrale Ziele für ihre Workplace-Strategie:
Auch wenn die strategischen Ziele klar waren, stellte die Unsicherheit zukünftiger Bedürfnisse die größte Herausforderung dar. Noch heute lernen wir erst, wie sich hybrides Arbeiten auf Gewohnheiten und Flächenbedarf auswirkt – zahlreiche Unwägbarkeiten müssen intelligent gesteuert werden.
Wie bei Immobilien üblich, ist das Risiko falscher Entscheidungen hoch. Gleichzeitig kann ein zu vorsichtiger Ansatz zu einer unnötig teuren Lösung führen. Deshalb mussten wir mit mehreren Hypothesen arbeiten – und genau das haben wir getan.
Eine weitere Herausforderung war der umfangreiche Skalierungsbedarf. Die VKB beschloss, die neue Arbeitsumgebung für alle 6.500 Mitarbeitenden einzuführen – an fünf Standorten, mit einer sehr breiten Vielfalt an Rollen – und das in Rekordzeit. Hintergrund waren geplante Standortverlagerungen und die Optimierung des Immobilienportfolios.
Kurz gesagt: Traditionelle Ansätze reichten nicht aus – eine neue Lösung war erforderlich.
Der datengetriebene Ansatz von spaciv ermöglichte schnelle erste Ergebnisse und anschliessende, kontinuierliche Strategie-Verfeinerung. Sobald neue Daten vorlagen oder Erkenntnisse gewonnen wurden, konnte das Modell unkompliziert aktualisiert werden.
Ein Pilotstandort mit 500 Mitarbeitenden wurde ausgewählt. Für diesen wurden Organisations- und Nutzungsdaten in das Modell importiert. Danach wurden Bedürfnisse geschätzt (z. B. Aktivitätsprofile, Anwesenheitsraten) und mit Positionen verknüpft. Anschliessend wurde ein geeignetes Flächenregel-Preset gewählt, sodass ein bedarfsbasiertes, passgenaues Raumprogramm entstand und ein Designpartner rasch Layoutvorschläge entwickeln konnte.
Im Co-Creation-Prozess wurden individuelle Modulbibliotheken entwickelt, die Mitarbeitenden-Aktivitäten mit Raummodulen verknüpfen und ein vollständig angepasstes Raumprogramm ermöglichen.
Mit dem Framework konnte die Strategie rasch auf alle Standorte übertragen werden. An jedem Standort wurden Nutzerbedürfnisse analysiert, räumliche Programme angepasst und lokale Designpartner eingesetzt, um die Umsetzungen effizient zu gestalten. Organisatorische Änderungen (z. B. Umstrukturierungen, Personalanzahl) konnten sofort in das Modell eingespeist werden, sodass die Umsetzung stets aktuell blieb.
Die VKB implementierte eine neue Arbeitsumgebung gestützt auf Annahmen zu zukünftigen Nutzerbedürfnissen (z. B. Anwesenheitsrate). Auch wenn die Realität von diesen Annahmen abweichen kann, ermöglicht spaciv der VKB, Bedürfnisse laufend zu überwachen und Optimierungschancen zu identifizieren. spaciv ist damit die Plattform für die systematische und dynamische Optimierung der Workplace-Strategie.
Für die VKB war einer der grossen Vorteile die Etablierung eines standardisierten Rahmens, der sich automatisch an individuelle Nutzerbedürfnisse anpasst. Nicht nur wurde die Komplexität beherrschbar, sondern das Resultat wurde schneller als erwartet geliefert. Die Simulation verschiedener Szenarien und die Bereitstellung von Benchmark-Daten lieferten maximale Transparenz und unterstützten das Top-Management bei seinen Entscheidungen.Infolge dessen garantiert die Workplace-Strategie, dass Unsicherheiten künftiger Bedürfnisse sinnvoll abgedeckt und Ressourcen nachhaltig genutzt werden.
Mit der Implementierung von spaciv kann die Versicherungskammer Bayern ihre Arbeitswelt nun systematisch in Einklang mit den sich wandelnden Organisationsanforderungen weiterentwickeln. Durch regelmässige Reviews jedes Standortes und gezielte Umsetzungen mit spaciv stellt sie sicher, dass ihre Flächennutzung effizient und nachhaltig bleibt.
„Bei der Versicherungskammer Bayern bedeutet Smart Working, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die auf die individuellen Bedürfnisse aller Kollegen ausgerichtet ist. Wir sind daher sehr froh, zu den frühen Kunden von spaciv zu gehören und von dem inklusiven, nutzerzentrierten Ansatz zu profitieren, mit dem wir unsere Arbeitswelt kontinuierlich weiterentwickeln.“
Katja Gerke, Leiterin Organisationsentwicklung